K43 Inbox
K43 InboxKirjaudu

Yksi postilaatikko,
yksi työjono.

Kaikki yhteydenotot yhdessä paikassa. Kuka tahansa tiimistä ottaa viestin, hoitaa sen ja merkitsee valmiiksi. Samassa työkalussa ovat tehtävät, tekoälyapuri ja raportit.

Kirjaudu sisään

Ei tunnuksia? Pyydä pääsy organisaatiosi ylläpitäjältä.

Esimerkki työjonosta: uusi, käsittelyssä ja valmis viesti.

Näin se toimii

  1. 1Viesti saapuu yhteiseen laatikkoon.
  2. 2Joku tiimistä ottaa sen itselleen – muut näkevät kuka.
  3. 3Valmis-merkintä siirtää sen pois jonosta.

Jaettu postilaatikko ilman jaettua vastuuta

Kun info@-osoitetta luetaan neljästä selaimesta, samaan viestiin vastataan kahdesti ja toinen jää kokonaan ilman vastausta. Kukaan ei tiedä, mikä on hoidettu, ja viestistä seurannut työ elää jonkun muistissa. K43 Inbox tekee vastuunjaon näkyväksi viestistä valmiiseen työhön asti.

Jaettu postilaatikko

Yhteiset osoitteet yhdessä näkymässä niin, että jokaisella viestillä on tekijä ja tila.

  • Jaetut laatikot ja työjonotUseampi osoite yhdessä näkymässä ja jonot tiimeittäin. Laatikon voi rajata näkymään vain niille, joille se kuuluu.
  • Käsittelijä, tilat ja torkkuAvoin, käsittelyssä, odottaa asiakasta, suljettu. Asiakkaan vastaus avaa keskustelun uudelleen, ja torkku nostaa viestin takaisin jonoon valittuna hetkenä.
  • Sisäiset merkinnät ja @-maininnatKeskustele kollegan kanssa keskustelun sisällä ilman että asiakas näkee. Mainittu saa ilmoituksen.
  • Törmäysvaroitus ja jaetut luonnoksetNäet, kun kollega on samassa keskustelussa tai kirjoittaa siihen vastausta. Luonnokset näkyvät koko tiimille, joten kaksi ei vastaa samaan viestiin.
  • Valmisvastaukset ja liitepankkiToistuvat vastaukset mallipohjina, joissa asiakkaan nimi täyttyy itsestään. Hinnastot ja sopimusehdot ovat tallessa valmiina liitettäväksi.
  • Automaatiosäännöt ja poissaoloviestiLähettäjän tai otsikon perusteella viesti ohjautuu oikeaan jonoon ja oikealle käsittelijälle tai synnyttää tehtävän. Laatikolle voi asettaa poissaoloviestin loma-ajaksi.
  • Vastausajan tavoitteetEnsivastauksen tavoite jonoittain. Työajat ja Suomen arkipyhät otetaan huomioon, ja lähestyvä määräaika näkyy listassa ennen kuin se ylittyy.
  • Haku ja yhteystiedotKoko tekstin haku viesteistä ja kevyt asiakasrekisteri, josta näkee aiemmat keskustelut.
  • Piilokopio omasta sähköpostistaKaikkien ei tarvitse vaihtaa työtapaa kerralla: Outlookista tai Gmailista lähetetty viesti kirjautuu keskusteluun, kun laatikon osoite on piilokopiona.
  • Oma lähetysosoite ja ilmeVastaukset lähtevät omasta domainistanne. Logo ja allekirjoituksen kuvat ladataan palveluun, joten ne eivät katoa viesteistä verkkosivu-uudistuksessa.

Tehtävät

Kun viesti vaatii muutakin kuin vastauksen, siitä tulee tehtävä. Tehtävätyökalu toimii myös yksinään, ilman sähköpostia.

  • Sähköpostista tehtäväksiViestistä syntyy tehtävä yhdellä napilla. Kun työ on valmis, asian voi kuitata asiakkaalle suoraan tehtävästä.
  • Tekijät, tarkistuslistat ja liitteetYksi tai useampi tekijä, tarkistuslista, tiedostot ja kuvat sekä muistutus määräajasta. Jäsenelle voi antaa pääsyn pelkkiin tehtäviin.
  • Lista, taulu ja aikajanaAlitehtävät, riippuvuudet, toistuvat tehtävät ja valmiit pohjat. Aikajanalla tehtäviä siirretään raahaamalla.
  • Projektit ja työkuormaTehtävät ryhmitellään projekteihin, jotka näkyvät vain jäsenilleen. Työmääräarviot näyttävät, kenelle on kertymässä liikaa.
  • KalenteritilausOmat määräajat näkyvät omassa kalenterissa iCal-tilauksena.

Tekoälyapuri

Apuri säästää käsittelijän aikaa lukemisessa ja kirjoittamisessa. Se ehdottaa, ihminen päättää.

  • VastausehdotusApuri luonnostelee vastauksen keskustelun ja organisaationne omien tietolähteiden pohjalta. Luonnos tulee editoriin muokattavaksi, ei koskaan suoraan asiakkaalle.
  • Yhteenveto ja luokitteluehdotusPitkästä ketjusta saa tiivistelmän yhdellä napilla, ja samalla ehdotuksen jonosta ja tunnisteista sekä tiedon asiakkaan kielestä.
  • Sävyn tarkistusKiireessä kirjoitetun vastauksen voi tarkistuttaa ennen lähetystä: töksähtääkö jokin, jäikö jotain vastaamatta.
  • Tekoäly EU:ssa, ihminen ohjaksissaMalli ajetaan AWS:n EU-alueilla samassa ympäristössä kuin muu palvelu. Apuri ei siirrä, merkitse eikä lähetä mitään itse.

Seuranta ja tietoturva

Näet, kuinka nopeasti oikeasti vastaatte, ja tiedät, missä tietonne ovat.

  • Raportit ja CSV-vientiSaapuneiden määrät, vastausaikojen mediaani ja ruuhkaisimmat tunnit valitulta jaksolta. Luvut saa Exceliin CSV-tiedostona.
  • Puhelimessa ja ilmoituksinaPalvelun voi asentaa puhelimeen sovellukseksi. Uudesta viestistä, osoituksesta ja maininnasta tulee ilmoitus.
  • Tiedot EU:ssaPalvelu ajetaan Tukholman AWS-alueella. Organisaatioiden tiedot pidetään erillään toisistaan, ja liitteet salataan levossa ja tarkistetaan haittaohjelmien varalta.

Kysy lisää

Kerro lyhyesti tilanteestanne, niin vastaamme muutaman arkipäivän kuluessa. Yhteydenotto tulee meille tähän samaan työkaluun.